¿Qué tipos de hojas del cálculo se pueden hacer?
Aunque la diversidad de hojas de cálculo en cuanto uso y diseño es enorme, existen pocos tipos de hojas de cálculo respecto a su función general.
Aquí describo todos los tipos de hoja de cálculo que existen según su uso y función.
Documentos administrativos
En líneas generales, pueden haber hojas de cálculo que son documentos administrativos como facturas, cotizaciones, presupuestos, órdenes de compra y similares.
Holas de Cálculo
Muchas hojas de cálculo son simplemente para calcular. Así es, meramente para realizar cálculos: Sumas, restas, multiplicaciones…
Tablas de Datos
E incluso bases de datos.
Hay hojas de cálculo que en realidad son tablas de datos. En ellas, las columnas son los campos o características de cada registro, y cada fila es un registro.
A este tipo de datos se les llama tablas.
Y esas tablas se convierten en bases de datos cuando son más de una y están entrelazadas mediante algunos de sus datos.
Calculadora, desorden, anotaciones, apuntes…
Así es, hay hojas de cálculo que solo sirven para anotaciones temporales, para apuntar algo, o como calculadora para sacar cualquier cuenta rápida.
Es recomendable tener una hoja así, que podemos llamar «Desorden» o «Notas» para no desordenar otras partes del libro.
Hoja o Tabla de Parámetros
Tener una hoja de parámetros es una buena idea para mantener el orden en el libro.
Ahí se pueden poner los valores que usamos en otras hojas. Por ejemplo, podemos tener un parámetro que se llame «Dólar» y otro que se llame «IVA» y así solo cambiamos sus valores en la hoja Parámetros y no tenemos que estar recordando dónde usamos esas variables para actualizar sus valores.
Esto se logra creando un Nombre para cada valor. Así no hay que recordar la referencia de la celda sino el nombre que se le puso a la celda.
Informes, Gráficos, Reportes, Tablas Dinámicas…
Dentro de un libro de Excel o Google Sheets podemos tener hojas de cálculo que cumplen una función informativa y/o ilustrativa.
Un informe de gestión, un gráfico evolutivo que muestra el comportamiento de una o más variables en el tiempo, una tabla dinámica.
Recomiendo mantener cada informes aparte y con un nombre claro en la hoja para saber siempre de qué se trata, a menos que sea un Dashboard, que es una hoja de control que por lo general contiene más de un informe dinámico al mismo tiempo.
Documentación, Notas, Explicación, Instrucciones…
Además de poder crear notas y comentarios incluso a nivel de celda, y de documentar cada hoja, puedes tener hojas que expliquen el libro.
Así es, puedes tener una hoja que se llame Instrucciones, Explicación o Ayuda, y ahí das indicaciones de cómo usar el libro o alguna hoja complicada.
Qué más puedes hacer con Microsoft Excel o Google Sheets
- Documentos Administrativos como…
- Cotizaciones
- Facturas
- Presupuestos
- Manejador de tareas pendientes (To-Do)
- Manejador de Proyectos y Tareas
- Presupuesto Familiar
- Control de Gastos Personales
- Listado de Metas Personales
¿Qué otros tipos de hojas de cálculo se pueden hacer?
Siguen otros tipos de hojas de cálculo que se pueden hacer.
Hojas de cálculo para el seguimiento de datos
Las hojas de cálculo se pueden usar para recopilar y analizar datos de una variedad de fuentes.
Por ejemplo, se pueden usar para rastrear el rendimiento de las ventas, la satisfacción del cliente o los resultados de una campaña de marketing.
Hojas de cálculo para la creación de informes
Las hojas de cálculo se pueden usar para crear informes personalizados que resuman los datos de una manera fácil de entender.
Por ejemplo, se pueden usar para crear informes financieros, informes de ventas o informes de cumplimiento.
Automatización de tareas
Las hojas de cálculo se pueden usar para automatizar tareas repetitivas.
Por ejemplo, se pueden usar para generar facturas, enviar correos electrónicos o realizar cálculos complejos.
Desarrollo de aplicaciones con Excel o Sheets
Las hojas de cálculo se pueden usar como un entorno de desarrollo rápido para crear aplicaciones simples.
Por ejemplo, se pueden usar para crear aplicaciones para el seguimiento de inventario, la gestión de proyectos o la creación de informes.
Ejemplos específicos de tipos de hojas de cálculo que se pueden crear
Una hoja de cálculo para rastrear el progreso de un proyecto de construcción
Esta podría incluir columnas para el tipo de trabajo, la fecha de inicio, la fecha de finalización prevista y la fecha de finalización real.
Hoja de cálculo para controlar ingresos y gastos de una empresa
Podría incluir columnas para la fecha, el tipo de transacción, la cantidad y la categoría.
Gráficos de ventas
Se podrían incluir columnas para el mes, la cantidad vendida y el porcentaje de aumento o disminución en comparación con el mes anterior.
Además, puedes automatizar el proceso de pago de facturas
Puede incluir columnas para el proveedor, la fecha de vencimiento, el monto de la factura y el estado de pago.
También se puede desarrollar una aplicación para el seguimiento de inventario podría incluir columnas para el código de producto, la descripción, la cantidad en stock y el precio de venta.
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