¿Cómo mantener espacio libre en tu cuenta de correo electrónico con un “archivo muerto”?

¿Cómo recuperar espacio en tu cuenta de correo electrónico creando un “archivo muerto”?

En este artículo comparto la forma en que logro mantener espacio libre en mi cuenta de correo electrónico GMail de manera continua usando las etiquetas o “labels” de GMail.

Si no usas GMail, seguro tu cliente de correo te permite crear etiquetas, carpetas, o algún tipo de agrupación de correos.  Eso servirá.

archivo-muerto

Esto es lo que hago:

1) Creé una etiqueta que se llama “Borrar”. Es solo una etiqueta. No afecta a los correos que la tienen.  Puedes ponerle el nombre que quieras: “Borrar Luego”, “Lista Negra”, “Perecederos”, etc.

2) Pongo esa etiqueta “Borrar” a todos los correos que sé que ahora son importantes, pero pasado el tiempo, no lo serán.

La importancia de muchos mensajes de correo electrónico y sus anexos depende de su vigencia.  Esto aplica a correos de trabajo, chistes, respaldos, distintas versiones o borradores de documentos, noticias…

Muchos correos caducan, se vencen, se hacen obsoletos, y sus cadáveres quedan ahí, ocupando espacio.

Una foto de un producto, un borrador de un plano, una cotización a un cliente y casi cualquier archivo que pertenezca a una campaña publicitaria, son ejemplos de contenido que seguramente en un par de meses carecerá de valor.

Hay cientos de correos que son importantes hoy, pero en un par de meses no lo serán.

Esto sucede tanto con los correos que recibimos como con los que enviamos.

3) En mi caso, cada par de meses, borro todos los correos que tienen la etiqueta “Borrar” y tienen más de un año de antigüedad.

Puedes eliminar correos de tu “archivo muerto” con la periodicidad que te parezca prudencial, pueden ser seis meses, un año, depende de cada persona.

Simplemente borra todos los correos con la etiqueta “Borrar” que hayan sido creados antes de la fecha que te parezca suficientemente antigua según tu ritmo de trabajo, la cantidad de correos enviados y recibidos que acumulas en el tiempo, y la necesidad de espacio que tengas.

Es como si le dijeras a tu cuenta de correo: “Ve al archivo muerto y elimina todo lo que haya sido enviado o recibido antes de tal fecha”.

Recuperarás más espacio si también aplicaste la etiqueta “Borrar” a los correos que enviaste y no solo a los recibidos.  No creas que solo lo que recibes se hace obsoleto.  Lo que envías también, y a ti te queda una copia de eso.

GMail permite poner etiquetas a los correos incluso cuando son un borrador.

En el caso de los usuarios de GMail y otros clientes de correo como Outlook,  lo que elimines irá a la papelera,  donde generalmente se conservan los mensajes eliminados durante los días que hayas configurado la eliminación, o hasta que la vacíes.  Esto te dará doble precaución antes de borrar permanentemente.

Al vaciar el “archivo muerto” anualmente, nunca me quedo sin espacio, ya que además de lo que recupero al borrar, Google suele ampliar el espacio del buzón de GMail.

Esta simple práctica me ayuda a mantener mi cuenta con suficiente espacio disponible al poner vencimiento a la información que aun siendo valiosa hoy, pasado algo de tiempo se convertirá en basura.

Es distinto a simplemente usar la papelera ya que el archivo muerto permite poner una etiqueta de caducidad a un mensaje apenas al recibirlo, enviarlo o incluso mientras se redacta.

Podemos decir que esta es una aplicación de precrimen en el correo electrónico.

Aunque este es mi método favorito, hay otras formas de recuperar o ganar más espacio en el correo electrónico:

  • Hacer un respaldo de todos los correos y vaciar lo innecesario.
  • Eliminando correos de forma regular.
  • Abrir cuentas adicionales.
  • Si se quiere recuperar espacio solo en la nube más no en el disco local, usar un cliente de correo como Microsoft Outlook o Mozilla Firebird bastará.  En esta opción hay que configurar el cliente de correo para que no deje copias en la nube.
  • Eliminar los correos grandes, esto es, los que tienen anexos o adjuntos pesados.
  • Eliminar todos los correos de remitentes determinados. Por ejemplo, todos los correos del noticiero que tengan más de tres meses.

¿Cómo manejas un buzón de correo electrónico lleno?  ¿Qué haces para recuperar espacio en tu correo electrónico?

Este artículo es especialmente útil para las personas que reciben y envían muchos correos electrónicos y tienen una cuenta en la nube con espacio limitado, bien sea GMail, Outlook, Hotmail, etc.

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